Как бизнес по продаже дверей снизил операционные расходы на 2 000 000 руб. в год за счет автоматизации

Кейс реальной автоматизации сети салонов дверей

24 ноября 2021 г.
г. Воронеж

О КОМПАНИИ - ЗАКАЗЧИКЕ

Компания занимается продажей и установкой межкомнатных, входных дверей и стеклянных перегородок в г. Воронеже. В настоящий момент времени сеть состоит из 7 салонов дверей под брендами - PROFILDOORS, THE DOORS и PORTALLE. Компания осуществляет продажи через сеть розничных салонов.

История компании

В 2017 году будущие собственники бизнеса объединили усилия и стали компаньонами в дверном бизнесе. В 2017 году были открыты первые два салона дверей, а к 2020 году их количество увеличилось до пяти.
За 4 года работы компания открыла собственный сервисный центр по установке дверей, был оборудован склад для хранения товара по предзаказам и продаж со свободных остатков.
В настоящий момент в компании работает около 30 сотрудников, а годовой оборот составляет более 100 млн. руб.

Цели автоматизации

Изначально на старте весь учет велся в Excel, но по мере роста бизнеса назрела необходимость внедрения единой информационной системы для оперативного и управленческого учета. Появилась потребность анализировать показатели продаж, доходности по заказам, категориям продукции, поставщикам, брендам и по другим ключевым разрезам. Стала острой необходимость видеть и анализировать в режиме реального времени складские остатки, сроки исполнения обязательств по заказам и сроки поставок. Помимо этого ведение оперативного и управленческого учета в Excel занимало много времени и для собственников было очевидно, что на тот момент их бизнес работал на низком уровне эффективности.

Выбор подрядчика

После того, как было принято решение о внедрении информационной системы, начался процесс изучения возможностей программных продуктов и поиск подрядчика для реализации проекта. Так собственники обратились в компанию “СИСТЕМНЫЙ БИЗНЕС” и “маховик” автоматизации закрутился.

Ход проекта

Весь проект автоматизации был разделен на следующие основные этапы работы:

Итоги предпроектного обследования

1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)


В ходе предпроектного обследования были описаны следующие бизнес-процессы в модели AS IS (как есть сейчас)

  • основные бизнес-процесс создания рыночной ценности (продажи, закупки, доставка и монтаж)
  • вспомогательные процессы (оплата заказа в магазине, оплата поставщикам).

Рис. 1. Основной бизнес-процесс создания рыночной ценности в модели AS IS (как есть сейчас)
Рис. 2. Процесс продаж в модели AS IS (как есть сейчас)
Рис. 3. Процесс оформления заказов поставщикам (входит в блок закупок) в модели AS IS (как есть сейчас)
Рис. 4. Процесс отгрузки, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)
Рис. 5. Процесс приема оплаты от клиентом в модели AS IS (как есть сейчас)
Рис. 6. Процесс приема оплаты от клиентов, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)
2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)


В рамках предварительного обследования бизнеса заказчика был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).

Для этого мы сделали следующие расчеты:

➔ рассчитали общее среднее время на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)


Примечание: примером экземпляра процесса является процесс оформления 1 среднестатистического заказа клиента, или процесс оформления 1 заказа поставщику, или оплата 1 счета поставщика (см. столбец “Единица экземпляров процесса” Таблицы №1)

Таблица №1 Расчет времени на выполнение одного экземпляра процесса

➔ далее мы рассчитали сколько стоит один час рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день) См. Таблицу №2.


Примечание: для упрощения в данном расчете не учтены расходы на содержание рабочих мест (аренда офиса на 1 рабочее место, социальные налоги , амортизация оргтехники и пр.)

Таблица №2 Расчет стоимости одного часа рабочего времени по сотрудникам

➔ после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)


Таблица №3 Расчет временных затрат за месяц по процессам и по ролям

➔ далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс). См. Таблицу № 4.


Таблица №4 Расчет стоимости бизнес-процессов за месяц по ролям

В итоге получили следующие сравнительные диаграммы и показатели бизнес-процессов по стоимости и времени

Диаграмма №1 Сравнение стоимости процессов за месяц

Самыми дорогостоящими процессами оказались процессы закупок, продаж и оплат поставщикам.

Диаграмма №2 Сравнение стоимости процессов за месяц по ролям

Диаграмма №3 Распределение стоимости обработки 1 заказа по ролям

Основные затраты на обработку одного заказа приходятся на роли: менеджер по продажам, Руководитель монтажной группы и бухгалтер.


Диаграмма №4 Затраты времени на обработку 1 заказа по ролям

Основные временные затраты при обработке 1 заказа приходятся на роли - менеджера по продажам, бухгалтера и руководителя монтажной группы.


Основные показатели процессов в модели AS IS (как есть сейчас):

Стоимость основных процессов за месяц, (руб.)

320 730 руб.

Стоимость обработки

1 заказа, (руб.)

2 056 руб.

Время на обработку 1 заказа, (человеко-часов)

6 чел/час
На основе проведенного анализа описанных бизнес-процессов и их показателей был сделан вывод, что наибольшие временные и финансовые затраты приходятся на те процессы, в которых имеются операции ручного ввода и дублирования данных в таблицы Excel.


Также рассчитанные показатели были взяты за точку отсчета текущего состояния бизнес-процессов и для расчета планируемого экономического эффекта.

3. Подбор программного продукта под бизнес-требования заказчика

➔ необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
➔ исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного учета;
➔ добиться прозрачности всех операций в системе, чтобы при необходимости можно было увидеть из чего складывается тот или иной показатель;
➔ необходимо видеть в режиме реального времени движение товаров и остатки товаров на складах компании;
➔ необходимо видеть в режиме реального времени движение денежных средств по счетам компании и их остатки в кассах на дату;
сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика (см. таблицу №5 ниже)

Таблица №5 Бизнес-требования к отчетности
Раздел учета Необходимые отчеты Необходимые разрезы
Продажи товаров и услуг Воронка продаж ➔ по салонам
➔ по менеджерам
Продажи товаров и услуг Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам ➔ по салонам
➔ по менеджерам
➔ по клиентам
Продажи товаров и услуг Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам ➔ по салонам
➔ по менеджерам
➔ по клиентам
Продажи товаров и услугОтчет по продажам➔ по номенклатуре;
➔ по товарным категориям;
➔ по салонам
➔ по производителям
➔ по поставщикам
Продажи товаров и услугОтчет по валовой марже➔ по номенклатуре;
➔ по товарным категориям;
➔ по салонам
➔ по производителям
➔ по поставщикам
ЗакупкиДвижение товаров по складам➔ по складам;
➔ по заказам покупателей;
➔ по заказам поставщикам;
ЗакупкиОстатки товаров на складах➔ по складам;
➔ по заказам покупателей;
➔ по заказам поставщикам;
ЗакупкиВзаиморасчеты с поставщиками➔ по складам;
➔ по заказам покупателей;
➔ по заказам поставщикам;
ЗакупкиВыполнение сроков поставок поставщиками➔ по складам;
➔ по заказам покупателей;
➔ по заказам поставщикам;
Финансы Движение денежных средств➔ по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
➔ по статьям ДДС; 
ФинансыОстатки денег➔ по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
➔ по статьям ДДС; 
ФинансыПлатежный календарь➔ по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
➔ по статьям ДДС; 
ФинансыДебиторская и кредиторская задолженность➔  по клиентам, поставщикам;
➔  по кредиторам; 
ФинансыВзаиморасчеты по кредитам➔ по клиентам, поставщикам;
➔ по кредиторам; 
ПерсоналВзаиморасчеты с персоналом➔ по сотрудникам;
➔ по отделам 
Управленческий учетУправленческий баланс➔ по бизнесу в целом
Управленческий учетДвижение денежных средств➔ по статьям ДДС;
Управленческий учетОтчет о прибылях и убытках (по начислению)➔ по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
➔ по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
➔ по бизнесу в целом 
Управленческий учетОтчет о прибылях и убытках (кассовым методом)➔ по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
➔ по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
➔ по бизнесу в целом 
Управленческий учетФинансовый результат➔ по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
➔ по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
➔ по бизнесу в целом 
Управленческий учетБюджет➔ по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
➔ по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
➔ по бизнесу в целом 
В соответствии со спецификой бизнеса и бизнес-требованиями заказчика, был выбран программный продукт 1С: Управление нашей фирмой, так как данный программный продукт закрывает в полном объеме все вышеперечисленные потребности бизнеса типовым функционалом.

Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)


На этом этапе были описаны бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) с учетом их прохождения и отражения контрольных точек в будущей информационной системе 1С: Управление нашей фирмой (Рис.7 - 12)

Рис. 7. Основной (сквозной) бизнес-процесс создания ценности
Рис. 8. Процесс продажи в розничном салоне
Рис. 9. Процесс обеспечения заказа покупателя
Рис. 10 Процесс отгрузки заказа покупателя
5. Оцифровка (расчет стоимости) бизнес-процессов в модели TO BE (как будет).


Аналогично вышеуказанной методике функционально-стоимостного анализа были рассчитаны показатели бизнес-процессов в модели TO BE (как будет). Данные для расчета были взяты из среднего времени оформления документов, участвующих в бизнес-процессах модели TO BE (как будет) из расчета среднестатистического заказа.

Основные показатели процессов в модели TO BE ( как будет):

Стоимость основных процессов за месяц, (руб.)

126 540 руб.

Стоимость обработки

1 заказа, (руб.)

811 руб.

Время на обработку 1 заказа, (человеко-часов)

2,5 чел/час
6. Расчет экономического эффекта от проекта автоматизации


Путем сравнения общей стоимости бизнес-процессов по модели AS IS (как есть сейчас) со стоимостью процессов по модели TO BE (как будет) был рассчитан планируемый экономический эффект от проекта автоматизации (см. таблицу №6)

Таблица №6 Расчет планируемого экономического эффекта от проекта автоматизации

Вывод: за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании заказчика, расходы на операции могут быть снижены на 40%, при этом ориентируясь на сумму планируемого экономического эффекта, на этапе принятия окончательного решения о необходимости инвестиций в автоматизацию, собственники бизнеса могут посчитать срок окупаемости этих инвестиций.


7. Обоснования для принятия решения о необходимости инвестиций в автоматизацию

Опираясь на вышеизложенные данные и предоставленную смету проекта, собственники бизнеса приняли решение автоматизировать свой бизнес силами нашей компании.

8. Этапы настройки, опытной и промышленной эксплуатации.


После принятия решения были произведены все настройки и необходимые доработки системы, были подготовлены инструкции для пользователей, проведено очное обучение и тестирование пользователей с целью проверки знаний и навыков работы в новом формате. После обучения был запущен тестовый период в течение которого пользователи смогли привыкнуть к новым бизнес-процессам и “пропустить через руки” несколько тестовых цепочек документов на тестовой базе 1С: УНФ. Эти шаги позволили минимизировать сопротивление персонала при внедрении и запустить систему в промышленную эксплуатацию.


10. Итоги проекта автоматизации
По результатам собственники получили возможность формировать все необходимые отчеты по кнопке, анализировать показатели бизнеса и быстро принимать решения. Вот некоторые из них:

Рис. 11 Отчет - Воронка продаж
Рис. 12 Отчет - Монитор денег
Рис. 13 Монитор - Расчеты с покупателями
Рис. 14 Монитор - Расчеты с поставщиками
Рис. 15 Монитор руководителя
Рис. 16 Отчет - Анализ бизнеса (доходы и расходы по начислению)

Рис. 16 Отчет - Анализ бизнеса (доходы и расходы по начислению)
Рис. 17 Отчет - Анализ бизнеса (управленческий баланс)
Рис. 18 Отчет - Анализ бизнеса (управленческий баланс)
Рис. 19 Отчет - Анализ бизнеса (денежный поток)
Рис. 20 Отчет - Доходы и расходы по отгрузке по подразделениям
Посмотреть и узнать более подробно - как были автоматизированы бизнес-процессы компании заказчика, можно на нашем Ютуб канале пройдя по ссылке: https://youtu.be/1x40GXzQvzo
Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт на онлайн конструкторе
Сообщить о нарушении